Nuevo Mecanismo de Autenticación de Documentos en el Ámbito Internacional

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Nuevo mecanismo de autenticación de documentos en el ámbito internacional

La Ley N° 18.836 aprobó el Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros conocido como Convención de La Haya sobre la Apostilla (en adelante la “CLH”). De esta forma, Uruguay subsana una deuda de 50 años y cumple con la recomendación del Banco Mundial que concibe a este instrumento como un mecanismo favorecedor de la inversión extranjera directa.

La adhesión de Uruguay a la CHL supone un gran avance en la circulación de documentos públicos desde Uruguay y hacia Uruguay ya que a la fecha 102 países lo han incorporado (ej., Argentina, EEUU, casi toda Europa).

¿Qué es la apostilla?

Es un método simplificado de autenticación de documentos públicos en el ámbito internacional. Físicamente, consiste en un sellocolocado en el propio documento o sobre una prolongación del mismo.

¿Qué documentos públicos admiten apostilla y cuáles no? Art. 1 de la CLH

 Admiten apostilla: a) los documentos provenientes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado;  b) los administrativos; c) los notariales; y d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

No admiten apostilla: a) los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y b) los administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

¿Qué requisitos debe cumplir la apostilla?

La apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad emisora y en una segunda lengua. No obstante ello, el título “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” deberá mencionarse en lengua francesa. Asimismo, la apostilla deberá ajustarse al modelo adjunto a la CLH.

 ¿Quién es el responsable de emitir la apostilla?

Cada Estado miembro designará una Autoridad Competente encargada de colocar la apostilla y de llevar un registro de las apostillas emitidas. En el caso de nuestro país se aguarda la reglamentación que indique quién será la Autoridad Competente designada.

¿Qué cambio introduce la apostilla?

Hasta hoy, todo documento público uruguayo que pretenda hacerse valer en el extranjero debe cumplir con un proceso de legalización de, al menos, tres etapas: Ministerio de Relaciones Exteriores de Uruguay consulado extranjero y Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el extranjero. Lo mismo ocurre a la inversa cuando un documento extranjero se presenta en Uruguay.

El mecanismo de la apostilla permite suprimir estos pasos y sintetizarlos en una única etapa a cumplirse en el Estado de origen del documento público. Colocada la apostilla por la Autoridad Competente, el documento público circulará entre los Estados miembros de la CLH sin ninguna otra exigencia.

¿Qué autentica la apostilla?

La apostilla autentica la firma, la calidad del signatario del documento que haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente. La apostilla no certifica el contenido del documento público como tampoco lo certifica el proceso de legalización actual.

¿Qué ocurrirá con los documentos públicos provenientes de Estados no miembros de la CLH o dirigidos a estos Estados (ej. Brasil, Chile)?

En caso de Estados deberá continuarse con el mecanismo de la legalización en varias etapas como hasta ahora.

¿Cuándo entrará en vigor la CLH?

Según información de nuestro MRREE la CLH entrará en vigor el 14 de octubre de 2012.