Informe Especial: Comunicaciones emitidas por el Banco Central del Uruguay modificativas del régimen actual de Registros

 

Ponemos en su conocimiento que con fecha 30 de diciembre de 2019 el Banco Central del Uruguay (el “BCU”) publicó en su página web una serie de comunicaciones que modifican el régimen actual de los Registros (las “Comunicaciones”) que deben llevar los Intermediarios de Valores, Gestores de Portafolios, Asesores de Inversión e Instituciones de Intermediación Financieras (las “Instituciones”)

Tal como habíamos adelantado en nuestro Informe Especial de fecha 23 de octubre de 2019, con fecha 4 de octubre del mismo año el BCU emitió una serie de Proyectos Normativos (los “Proyectos”) anticipando un primer esbozo del texto que posiblemente se le daría a las Comunicaciones.

Sin embargo, hemos advertido que la redacción dada finalmente a las Comunicaciones presenta pequeñas diferencias con relación al texto original de los Proyectos, por lo que a continuación pasaremos a identificar estas diferencias y detallar el régimen final de Registros consolidado a partir de las Comunicaciones

Continuando con la metodología empleada en nuestro Informe Especial sobre los Proyectos, comenzaremos nuestro análisis con una serie de comentarios generales a las Comunicaciones, para luego continuar con un detalle pormenorizado de cada registro en concreto.

Para su referencia, a través de los siguientes hipervínculos podrán acceder a la documentación relacionada en el presente Informe:

  • Para acceder al cuadro indicando los artículos que se reglamentan mediante las Comunicaciones, y la comunicación afectada / derogada según el caso haga click aquí.

  •  Para acceder al Informe Especial sobre los Proyectos haga click aquí.

 

A. Comentarios Generales a las Comunicaciones.

Al igual que los Proyectos, las Comunicaciones reglamentan la forma en que las Instituciones –según corresponda en cada caso- deben llevar los siguientes registros (los “Registros”):

  • Registro de clientes.

  • Registro de órdenes recibidas de clientes.

  • Registro de operaciones.

  • Registro de asesoramientos y referenciamientos realizados.

  • Registro de instrucciones cursadas a Intermediarios de Valores.

  • Registro de certificados de legitimación emitidos a solicitud de los clientes.

  • Registro de valores inscriptos por el Intermediario de Valores.

En líneas generales, y salvo por las particularidades aplicables a cada licencia, las Comunicaciones son similares entre sí procurando armonizar la reglamentación aplicable en materia de Registros. Ello va en línea con la reciente modificación de la Recopilación de Normas de Mercado de Valores (la “RNMV”) y de la Recopilación de Normas de Regulación y Control de Sistema Financiero (la “RNRCSF”), en todo lo que refiere a servicios de asesoramiento de inversiones, gestión de portafolios e intermediación en valores.

Uno de los aspectos a destacar de las Comunicaciones es que se establece expresamente que las Instituciones podrán (y en algunos casos deberán) llevar los Registros en forma electrónica, eliminándose indirectamente de este modo el requisito de la firma en original por parte del cliente. En cualquier caso, un soporte del registro deberá conservarse a disposición de la SSF en el domicilio de la Institución.

Asimismo, las Comunicaciones disponen que tanto los Registros como los procesos de resguardo de la información contenida en los mismos deberán cumplir con los requisitos establecidos en los arts. 255.2 (Resguardo de la información), 255.4 (Resguardo de la documentación) y 255.6 (Requisitos mínimos para el resguardo) de la RNMV, y conservarse por el plazo previsto en el art. 255.7 (Plazos de conservación) del citado cuerpo normativo, los Asesores de Inversión, Gestores de Portafolios e Intermediarios de Valores, y con los artículos equivalentes de la RNRCSF las Instituciones de Intermediación Financiera (arts. 492, 494, 496 y 497, respectivamente).

Como regla general, las Comunicaciones entrarán en vigor a partir del 1 de octubre de 2020, permaneciendo el régimen actual en pleno vigor durante el periodo interino.

No obstante, exclusivamente para Gestores de Portafolio, las Comunicaciones sobre Registro de clientes y al Registro de órdenes recibidas de clientes ya se encuentran vigentes desde el 30 de diciembre de 2019, de conformidad con la Comunicación N° 2020/002.

B. Registro de clientes.

El Registro de clientes es aplicable a todas las Instituciones, de conformidad con las Comunicaciones N° 2019/323, 2019/329, 2019/333 y 2019/338.

Las Comunicaciones no modifican en términos generales la información que actualmente deben llevar las Instituciones bajo el régimen vigente. No obstante, sí eliminan los formatos de fichas pre-establecidos conforme el régimen actual, fundamentalmente en lo atinente a las indicaciones sobre la existencia de poderes generales para actuar por el cliente o por intermedio de la canalización o cumplimiento de órdenes (lo cual va en línea con la distinción entre asesores y gestores de portafolios).

En lo que refiere a la información específica de los clientes, las Comunicaciones establecen la información mínima que dicho registro debe tener.

Una incorporación de las Comunicaciones es la necesidad de asignar a cada beneficiario final de los clientes persona física o jurídica, un código identificador. Dicho código, sumado al ya exigido para cada cliente y su respectiva cuenta, será único en cada caso.

Asimismo, las Comunicaciones establecen que en la ficha de cliente debe dejarse asentada la categorización respectiva de acuerdo con la normativa de perfil de cliente establecida en el art. 213 de la RNMV y, para el caso de instituciones de intermediación financiera, adicionalmente el art. 439 de la RNRCSF.

En cuanto a la información de los clientes, la información a recabar alcanza al cliente directo, su beneficiario final y, según el tipo de licencia, a los autorizados a operar. Para el caso de los autorizados a operar, también deberá señalarse la forma de autorización (conjunta o indistinta) y el tipo de autorización (indicando poderes y sus limitaciones, si corresponde). Bastaría para cumplir con este requerimiento tener los poderes en virtud de los cuales operan estos autorizados.

Se eliminó la referencia específica al tipo/listado de información a recabar, según fuera persona física o jurídica, y se incluyó una referencia genérica a la información requerida en materia de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Con este cambio se busca evitar que existan diferencias entre lo requerido para cada licencia en materia de conocimiento de clientes y lo requerido por las fichas/Registros (tanto bajo la RNMV como la RNRCSF). En consecuencia, entendemos que este cambio es positivo en tanto evita caer en la redundancia de que las Instituciones deban obtener como dato todo lo querido por las Recopilaciones respectivas, más la ficha o Registros.

En virtud de lo anterior, se elimina para el caso de los Asesores de Inversión la existencia de dos fichas, una normal y otra simplificada, siendo esta última la que se utiliza bajo el régimen actual, donde el Asesor de Inversión puede limitarse a identificar a sus clientes cuando: (i) brinde servicios de referenciamiento y/o asesoramiento a clientes de instituciones financieras del exterior que estén sujetas a regulación y supervisión; (ii) los servicios sean prestados en el marco de contratos en los que se establezca de forma clara la responsabilidad de tales instituciones por los procedimientos de KYC; y (iii) las políticas de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo de la institución del exterior hayan sido evaluadas favorablemente por la institución de plaza. En efecto, con la implementación de los nuevos Registros entendemos que se mantiene dicha posibilidad (tanto para Asesores de Inversión como para Gestores de Portafolio e Intermediarios de Valores -en este último caso, en la medida que no alcance a la actividad de intermediación en valores) y los datos a obtenerse en cada caso son los previstos en los arts. 198.1 y 207.3 de la RNMV, según el caso.

Asimismo, la ficha deberá contener la forma de vinculación entre la Institución y el cliente, ya sea a través de órdenes (verbales o escritas) y/o poderes de administración (para el caso de Gestores de Portafolio, Intermediarios de Valores e Instituciones de Intermediación Financieras), identificando cuando corresponda, la dirección de correo electrónico o usuario de mensajería, usuario del sitio web o número de teléfono del que se impartirán dichas órdenes por parte del cliente o autorizado a operar. En este sentido también nos parece positivo que se reconozcan otras vías adicionales y más modernas de comunicación como ser el WhatsApp, que hasta la fecha existían dudas sobre su aceptación.

En lo que refiere a la documentación respaldante, las Comunicaciones aclaran que la misma podrá ser conservada por separado de la propia ficha del cliente.

Respecto a la actualización de la información, en el caso de los Intermediarios de Valores, se elimina el requerimiento expreso de consultar si el beneficiario final se hubiera modificado. A su vez, si bien se expresa la obligación de mantener las fichas de clientes actualizadas, se elimina la obligación expresa de actualizar anualmente la información de la ficha en caso de clientes persona jurídica – que también es de aplicación para los Asesores de Inversión. Por tanto para la actualización de información regirán los plazos que cada institución fije en función de la clasificación de riesgos del cliente.

Finalmente, las Comunicaciones reglamentarias del Registro de Clientes dejan sin efecto la Comunicación N° 2012/082 (para Intermediarios de Valores) y las Comunicaciones N° 2012/086 y 2012/113 (para Asesores de Inversión).

C. Registro de órdenes recibidas de clientes.

El Registro de órdenes recibidas de clientes es aplicable a todas las Instituciones, de conformidad con las Comunicaciones N° 2019/326, 2019/331, 2019/335 y 2019/341.

En primer lugar, las Comunicaciones ponen a cargo de las Instituciones la obligación de establecer procedimientos para verificar la identidad del cliente que instruye la orden a la Institución o el autorizado para operar la cuenta, de corresponder, y bifurcando el análisis según las órdenes se impartan en forma verbal/telefónica o por escrito:

  • Órdenes verbales impartidas por vía telefónica.

Las Comunicaciones requieren que se grabe la conversación con el cliente, de forma que permita identificar el número telefónico del cliente y del Intermediario de Valores que recibe la orden. Asimismo, la grabación deberá contener los datos mínimos detallados en las Comunicaciones.

En lo que refiere al control del sistema de grabación, se mantiene la obligación de realizar controles periódicos y mantener a disposición de la Superintendencia de Servicios Financieros (la “SSF”) los resultados de dichos controles, pero se elimina el requisito de revisión trimestral del sistema.

Asimismo, se elimina el requisito de realizar y remitir a la SSF un informe por un profesional independiente inscripto en el Registro de Auditores Externos que lleva el Banco Central del Uruguay con el resultado de los controles (junto con su obligación de actualizarlo en caso de sustitución de dicho sistema).

  • Órdenes escritas.

Se mantienen los medios previstos en las Comunicaciones vigentes, sujeto al requisito general señalado anteriormente de verificación de la identidad de quien imparte la orden. Las Comunicaciones eliminan la necesidad de informar a la SSF en caso de utilización del sitio web de la Institución.

Por otra parte, a diferencia de lo que ocurre bajo el régimen actual, las Comunicaciones continúan sin aclarar cómo deben documentarse las órdenes que fueran realizadas presencialmente, frente a la Institución. Entendemos que la solución en este caso sería que la Institución haga firmar la orden al cliente, tal como se prevé en el régimen actual.

Finalmente, en lo que refiere a los datos mínimos que deben contar las órdenes recibidas de clientes, ya sea en forma verbal o escrita, la información a recabar no varía con relación al régimen actual. En resumen, los datos a recabar son los siguientes:

  1. Nombre, apellido y código del cliente.

  2. Fecha y hora exacta (día, hora, minutos y segundos) de la recepción de la orden.

  3. Identificación de quien recibió́ la orden, si corresponde.

  4. Días hábiles de validez de la orden.

  5. Instrumento y cantidad expresada en valor nominal o en valor efectivo.

  6. Condiciones de precio.

  7. Firma del cliente.

D. Registro de operaciones.

El Registro de operaciones es aplicable exclusivamente a Intermediarios de Valores e Instituciones de Intermediación Financiera, de conformidad con las Comunicaciones N° 2019/325 y 2019/340.

En primer lugar, las Comunicaciones realizan ciertas aclaraciones a las definiciones actualmente vigentes, así como incorporan algunas otras.

Aclaran que las operaciones por cuenta propia o de clientes son aquellas realizadas tanto con fondos o valores, de la Institución o del cliente, respectivamente, aclaración que es oportuna en tanto anteriormente no se aclaraba con respecto a los valores.

Para el caso de la definición de operaciones con partes vinculadas, restringe el concepto de qué se entiende por relacionamiento familiar para considerar que una parte es vinculada a la Institución. En el régimen vigente se considera que existe relacionamiento familiar hasta el 3° grado por consanguinidad, 2° de afinidad o cónyuges. En cambio, en las Comunicaciones se considera que existe relacionamiento familiar en los casos de cónyuge o concubino, los hijos, o los hijos del cónyuge o concubino. Esta redacción es la incorporada en el artículo 210.1 de la RNRCSF.

A su vez, aclara la definición de operación de oficialización y de ejecución directa de órdenes. La primera es aquella realizada en una rueda de una bolsa de valores en que la Institución ingresa órdenes opuestas de clientes sobre un mismo valor y dichas órdenes resultan casadas. La segunda es igual que la primera, excepto por el hecho que se realiza fuera de una rueda de una bolsa de valores.

Las Comunicaciones agregan la definición de operación concertada, como la conclusión de un acuerdo de compra o venta de valores que obliga a las partes intervinientes al cumplimiento del acuerdo alcanzado.

En cuanto a los datos de la operación, las Comunicaciones no incorporan novedades mayores a los requerimientos actualmente vigentes, salvo por lo que detallamos a continuación.

Primero, requiere que la numeración de las operaciones, sea asignada en función de la fecha y hora exacta de concertada. Otra de las modificaciones incorporadas en las Comunicaciones es que en caso que un cliente de una Institución actúe por cuenta de terceros, requiere que se identifique al beneficiario final con su código o, en su defecto, al cliente con su código correspondiente. No permite que dicho campo quede en blanco como lo permiten las Comunicaciones vigentes.

A su vez, las Comunicaciones introducen ciertas modificaciones adicionales en lo que refiere a la identificación de las contrapartes que, en caso de tratarse de oficializaciones o ejecuciones directas, debe identificarse a la contraparte con su código. En caso que la contraparte sea la propia Institución, debe consignarse el número de la institución asignado por el BCU.

En lo que refiere a la identificación del valor que debe dejarse en el Registro, las Comunicaciones agregan que deberá registrarse si el valor sobre el que se cerró la operación es un valor de oferta pública y el mercado de negociación – si fue dentro de mercados formales o concertado a través de operativa extrabursátil.

En caso de que exista la necesidad de realizar ajustes a la información consignada en el Registro, las Comunicaciones realizan ciertos ajustes a la redacción actualmente vigente y agregan la posibilidad de realizar la anulación de una registración. Se establece que se deberá registrar la operación anulada colocando la letra “B” delante del número de la operación que se anula, con los datos de la operación anulada.

En casos de correcciones, omisiones o anulaciones, las Comunicaciones prevén que se incluya una breve descripción del motivo de dicho ajuste y de cómo fue detectado, en el campo de observaciones que corresponda al registro de cada operación.

Por otro lado, exclusivamente para Intermediarios de Valores, la Comunicación respectiva actualiza la modalidad en que dichas Instituciones deberán enviar la información a la SSF.

Finalmente, en las Comunicaciones se agrega como Anexo, en complemento a lo anticipado en los Proyectos, un ejemplo para la adecuada registración de los campos en el Registro de Operaciones aplicable a Intermediarios de Valores.

E. Registro de asesoramientos y referenciamientos realizados.

El Registro de asesoramientos y referenciamientos realizados es aplicable a todas las Instituciones, de conformidad con las Comunicaciones N° 2019/321, 2019/328, 2019/332 y 2019/336.

A propósito, en este registro se deberán incorporar todos los asesoramientos y referenciamientos realizados a cada cliente, debiendo asimismo actualizarse dentro del día hábil siguiente a la realización de los mismos.

En concreto, la información a ser contenida en este registro refiere a: (i) el código de cliente registrado en la ficha de cliente; (ii) identificación del empleado actuante; (iii) indicación de si se realizó asesoramiento o referenciamiento con detalle de fecha y hora; (iv) en caso de un asesoramiento, descripción de la recomendación brindada; y (v) para los referenciamientos, identificar la entidad a la que se referenció al cliente y país donde está ubicada.

F. Registro de instrucciones cursadas a Intermediarios de Valores.

El Registro de instrucciones cursadas a Intermediarios de Valores es aplicable a todas las Instituciones, de conformidad con las Comunicaciones N° 2019/324, 2019/330, 2019/334 y 2019/339.

En lo que refiere a su contenido, es un registro similar al Registro de Operaciones que actualmente deben llevar los Intermediarios de Valores e Instituciones de Intermediación Financiera. Concretamente, en las Comunicaciones se agrega, complementando así lo anticipado en los Proyectos, que el registro contendrá la información de las instrucciones cursadas a otros Intermediarios de Valores que fueron ejecutadas por los mismos y, sin perjuicio de la información consignada en el registro, el Intermediario deberá mantener la documentación que considere pertinente a efectos de demostrar –en caso de reclamos de los inversores vinculados con las órdenes impartidas o ante el requerimiento de la SSF– que la instrucción fue cursada de acuerdo con lo ordenado y con los procedimientos acordados con el cliente.

En cuanto a los aspectos operativos del registro, las Comunicaciones establecen que las instrucciones que se asienten en él deberán ordenarse en función del número correlativo anual, y actualizarse dentro del día hábil siguiente de haberse ejecutado la instrucción.

En efecto, cada registro deberá representar una instrucción cursada y ejecutada, con todos sus datos asociados. En el caso de que una instrucción haya sido cursada por cuenta de varios clientes, los datos correspondientes a la misma deberán consignarse junto con los correspondientes a cada cliente.

Por otra parte, las Comunicaciones requieren que por cada instrucción cursada y ejecutada se registren, como mínimo, los siguientes datos:

  1. Número de instrucción correlativo anual, asignado en función de la fecha y hora exactas de ejecución.

  2. Fecha y hora exacta (incluyendo segundos) de ejecutada la instrucción.

  3. Indicación de si la instrucción es por cuenta de partes vinculadas, clientes o para la cuenta propia (en los casos que la licencia lo permite) e incluye una definición de qué se entiende por parte vinculada (salvo por la Comunicación aplicable a Instituciones de Intermediación Financiera que remite al art. 210.1 de la RNRCSF).

  4. Indicación de si se trata de una orden verbal o escrita, o para los casos que la licencia lo permite, si se trata de una instrucción cursada en el marco de poderes de administración provistos por los clientes.

  5. Indicación si se trata de una operación de compra o venta.

  6. Identificación del cliente mediante el código asignado en la ficha de cliente.

  7. Identificación del beneficiario final mediante el correspondiente código, en caso de clientes que actúen por cuenta de terceros.

  8. Indicación del Intermediario al que se cursó la instrucción.

  9. Indicación del instrumento en que se invirtió (tipo de código, código de valor, tipo de valor, descripción e indicación de si es un instrumento de oferta pública).

  10. Precio del instrumento (unidad y tipo de precio).

  11. Código de la moneda del instrumento.

  12. Valor nominal del instrumento, si corresponde.

  13. Cantidad del instrumento, si corresponde.

  14. Código de la moneda de cancelación de la instrucción ejecutada.

  15. Valor efectivo de la instrucción ejecutada en la moneda de cancelación, excluidos gastos y comisiones.

  16. Fecha pactada de liquidación de la instrucción ejecutada.

 

Por último, en caso de detectarse la necesidad de realizar ajustes en los registros las Instituciones podrán hacerlo, siguiendo un determinado plan de acción detallado en las Comunicaciones, según refiera a la corrección de errores, omisión en la registración o anulación de un registro.

G. Registro de certificados de legitimación emitidos a solicitud de los clientes.

El Registro de certificados de legitimación emitidos a solicitud de los clientes es aplicable exclusivamente a Intermediarios de Valores e Instituciones de Intermediación Financiera, de conformidad con las Comunicaciones N° 2019/322 y 2019/337.

Este registro, que deberá llevarse necesariamente por medios electrónicos, deberá incorporar información sobre todos los certificados de legitimación emitidos para los clientes, debiendo actualizarse dentro del día hábil siguiente a la emisión de los mismos.

Asimismo, el registro deberá contener –como mínimo- la siguiente información:

a) Sobre los certificados de legitimación emitidos que refieren a valores (exceptuando los referidos a operaciones de pase o report):

  1. Numero correlativo anual.

  2. Identificación del emisor y de la emisión.

  3. Código del cliente que figure en la ficha de cliente.

  4. Clase de valor y denominación.

  5. Valor nominal.

  6. Número de valores que comprende.

  7. Identificación de la entidad registrante, incluyendo referencia de registro o código correspondiente.

  8. Derechos correspondientes al valor.

  9. Gravámenes constituidos sobre el valor.

  10. Fecha de expedición.

  11. Finalidad para la que se expide y plazo de vigencia.

  12. Observaciones (por ej.: asentar fecha de devolución anticipada).

b) Sobre los certificados de legitimación emitidos que refieren a operaciones de pase o report:

  1. Número correlativo anual.

  2. Fecha de expedición.

  3. Partes contratantes.

  4. Moneda

  5. Capital

  6. Especie colateral entregada y su valor nominal.

  7. Plazo de la operación.

  8. Tasa pactada.

  9. Margen de garantía, si correspondiere.

  10. Monto a entregar al vencimiento.

  11. Plazo de vigencia.

  12. Observaciones

 

Finalmente, en las Comunicaciones se define por operación de pase o report todo contrato por el cual una parte vende valores a otra con el derecho y la obligación de re-adquirirlos en determinada fecha y a un determinado precio, complementando así lo anticipado en los Proyectos.

H. Registro de valores inscriptos.

Por último, el Registro de valores inscriptos es aplicable exclusivamente a Intermediarios de Valores e Instituciones de Intermediación Financiera, de conformidad con las Comunicaciones N° 2019/327 y 2019/342.

Este registro, que también deberá llevarse necesariamente por medios electrónicos, deberá incorporar información sobre todos los valores emitidos localmente inscriptos en las entidades registrantes por cuenta y orden de inversionistas, debiendo actualizarse dentro del día hábil siguiente a la emisión de los mismos.

El contenido mínimo que deberán contener sus asientos será el siguiente:

  1. Identificación del instrumento, con especificación de:

    • Tipo de código.

    • Código de valor.

    • Tipo de valor.

    • Descripción del valor.

  2. Identificación de la entidad registrante.

  3. Valor nominal total.

  4. Valor correspondiente a cada cliente, los que se identificarán con el código de cliente que figure en la ficha.

Quedamos a disposición para asistirlos en caso que lo estimaran pertinente.